Рассмотрение документов

Рассмотрение документов

Предварительное рассмотрение документов и направление их на исполнение

Движение документов зависит от количества инстанций прохождения документов (структурных подразделений и должностных лиц) и делопроизводственных операций, которые выполняются с документами до передачи их на исполнение.

Количество инстанций определяется структурой организации

Количество инстанций определяется структурой организации, распределением обязанностей между руководством, степенью самостоятельности структурных подразделений, технологией регистрации и общей организации делопроизводства. В небольших организациях документ передается исполнителю практически сразу после рассмотрения руководителем. Естественно, достаточно быстро попадают к исполнителю и документы, адресованные ему или его структурному подразделению. Но основная масса входящих документов адресована руководству или организации (без указания должностного лица). Такие документы обязательно должны пройти рассмотрение руководителем и только после этого передаются на исполнение. В крупных организациях с многоступенчатой организационной структурой сроки прохождения документов от момента получения до передачи исполнителю занимают 1—2 дня.

Рассмотрение проводится после первичной обработки

Предварительное рассмотрение проводится после первичной обработки документов и их регистрации и значительно ускоряет движение документов. Эта операция позволяет определить, какие документы должны передаваться на рассмотрение руководства, а какие могут быть переданы непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Одной из задач, которые при этом решаются, является освобождение руководителя от излишнего потока второстепенной информации. Предварительное рассмотрение поручается секретарям (помощникам) руководителя, начальнику или ведущим специалистам службы ДОУ. Требования к этим сотрудникам — высокая квалификация, достаточный стаж работы в данной организации, знание распределения обязанностей между руководителями структурных подразделений и должностными лицами организации, а также доверие к ним руководителя. Поскольку для решения вопроса об исполнении документа следует оценить его содержа-ние, работник, выполняющий предварительное рассмотрение документа, должен иметь четкие представления о положении дел в организации, наиболее оперативных вопросах, функциях структурных подразделений, функциях и специализации отдельных сотрудников.

Резолюция должна содержать четкую формулировку ожидаемых действий

Резолюция должна содержать четкую формулировку ожидаемых действий по исполнению документа или по организации работы. По сути, это распорядительный документ и требования к нему те же: кто делает, что делает, когда делает. Резолюция должна быть исчерпывающей, что позволяет предотвратить повторные обращения исполнителя к руководителю за разъяснениями. Не рекомендуется использование общих и неконкретных фраз: «Подумать», «Переговорите с …», «Зайдите ко мне…». Резолюция, состоящая только из фамилии исполнителя, подписи руководителя и даты, уместна в тех случаях, когда документ является типовым и процедуры его исполнения хорошо разработаны.